14.11.16 КАЙДЗЕН - ИСКУСТВО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ ШАГАМИ МЛАДЕНЦА

Японская методика против лени «КАЙДЗЕН» или принцип 1 минуты

«С понедельника начну новую жизнь, буду ходить в тренажерный зал, заниматься йогой, делать самомассаж, качать пресс…» — каждый из нас периодически ставит себе какие-то цели и не достигает их, переносит на следующий месяц, на несколько месяцев, на год. Не потому ли это происходит, что мы сразу хотим многого и планы наваливаются на нас тяжелым грузом, не давая в итоге сделать даже самую малость. 

Иногда мы рьяно начинаем выполнять задуманное, но прозанимавшись, к примеру, 3 раза в неделю в тренажерном зале по несколько часов, бросаем занятия на долгое время. Почему так происходит? Потому что нагрузка большая, потому что надоедает, а привычка еще не выработана.

Методика Кайдзэн или принцип одной минуты

Существует японская методика «кайдзэн», в которую заложен принцип «одной минуты». Принцип этой методики состоит в том, что человек занимается определенным делом ровно одну минуту, но изо дня в день и в одно и то же время. Одна минута времени — это совсем мало, а значит легко выполнимо для любого человека. Лень не встанет на вашем пути. Те же самые действия, которые вы не хотели выполнять в течение получаса, придумывая отговорки или оправдания, вы с легкостью выполните за минуту.

Попрыгать на скакалке, покачать пресс, сделать гимнастику для глаз, позаниматься йогой, почитать книжку на иностранном языке — когда время ограничено одной минутой, занятия не кажутся вам трудно выполнимыми, а наоборот, приносят радость и удовлетворение. А делая маленькие шаги, вы совершенствуетесь и достигаете больших результатов.

Немаловажно то, что вы побеждаете неуверенность в своих силах, освобождаетесь от чувства вины и беспомощности, ощущаете успех и победу. Вдохновляясь чувством успеха, вы постепенно увеличиваете минутные занятия на пятиминутные и так далее. Потом незаметно подойдете и к получасовым занятиям. Прогресс налицо!

Кайдзен зародился в Японии. Само слово является составным, и включает в себя два других – «кай» (перемена) и «дзен» (мудрость). Автором этой концепции менеджмента является Масааки Имаи. Он считает, что кайдзен – это настоящая японская философия, которая может быть одинаково успешно применима и в бизнесе, и в личной жизни.

Людям западной культуры японская методикаможет показаться неэффективной, так как на Западе устоялось мнение, что без больших усилий хороших результатов не добиться. Но масштабные программы, отнимающие много сил, могут сломить человека и остаться безрезультатными. А принцип «кайдзэн» подойдет всем и может быть применим для многих сфер жизни. Японцы, например, используют стратегию постепенного и постоянного улучшения в сфере менеджмента.

Осталось только определиться с вашими потребностями и начать применение методики «кайдзэн» на практике.

Материал из Википедии:

Кайдзен, кайдзэн (яп. 改善 кайдзэн, ромадзи Kaizen; встречается неверный вариант «кайзен») — японская философия или практика, которая фокусируется на непрерывном совершенствовании процессов производства, разработки, вспомогательных бизнес-процессов и управления, а также всех аспектов жизни.

«Кайдзен» в бизнесе — постоянное улучшение, начиная производством и заканчивая высшим руководством, от директора до рядового рабочего. Улучшая стандартизованные действия и процессы, цель кайдзен — производство без потерь.

Впервые философия кайдзен была применена в ряде японских компаний (включая Toyota) в период восстановления после Второй мировой войны, и с тех пор распространилась по всему миру. Термин «кайдзен» стал широко известен благодаря одноимённой книге Масааки Имаи(1986, Kaizen: The Key to Japan’s Competitive Success).

Начиная с 1986 года, когда была издана книга «Kaizen: The Key to Japan’s Competitive Success», термин «кайдзен» был принят в качестве обозначения одной из ключевых концепций менеджмента. В 1993 году он вошел в новое издание New Shorter Oxford English Dictionary, который определяет кайдзен как непрерывное совершенствование методов работы, личной эффективности и так далее, то есть как философию бизнеса.

В японском языке слово «кайдзен» означает «непрерывное совершенствование». Исходя из этой стратегии, в процесс совершенствования вовлекаются все — от менеджеров до рабочих, причем ее реализация требует относительно небольших материальных затрат. Философия кайдзен предполагает, что наша жизнь в целом (трудовая, общественная и частная) должна быть ориентирована на постоянное улучшение.

В области проектного менеджмента Кайдзен развился в японскую методологию управления инновационными проектами и программами — P2M.

Принципы кайдзен

Различные авторы выделяют разное количество ключевых принципов, на которых основывается кайдзен. При этом обычно в их число включают следующие принципы:

1. Фокус на клиентах — для компании, использующей кайдзен, важнее всего, чтобы их продукция (услуги) удовлетворяли потребности клиентов.
2. Непрерывные изменения — принцип, характеризующий саму суть кайдзен, то есть, непрерывные малые изменения во всех сферах организации — снабжении, производстве, сбыте, личностных взаимоотношений и так далее.
3. Открытое признание проблем — все проблемы открыто выносятся на обсуждение. (Там, где нет проблем, совершенствование невозможно.)
4. Пропаганда открытости — малая степень обособленности (особенно в сравнении с западными компаниями) между отделами и рабочими местами.
5. Создание рабочих команд — каждый работник становится членом рабочей команды и соответствующего кружка качества (новый для организации работник входит также в состав клуба «первогодок»).
6. Управление проектами при помощи межфункциональных команд — ни одна команда не будет работать эффективно, если она действует только в одной функциональной группе. С этим принципом тесно связана присущая японскому менеджменту ротация.
7. Формирование «поддерживающих взаимоотношений» — для организации важны не только и не столько финансовые результаты, сколько вовлечённость работников в ее деятельность и хорошие взаимоотношения между работниками, поскольку это неизбежно (пусть и не в данном отчётном периоде) приведет организацию к высоким результатам.
8. Развитие по горизонтали. (Личный опыт должен становиться достоянием всей компании.)
9. Развитие самодисциплины — умение контролировать себя и уважать как самого себя, так и других работников и организацию в целом.
10. Самосовершенствование. (Приучи себя определять вопросы, за которые отвечаешь ты лично, в отличие от тех, за которые отвечают другие, и начинай с решения собственных задач.)
11. Информирование каждого сотрудника — весь персонал должен быть полностью информирован о своей компании.
12. Делегирование полномочий каждому сотруднику — передача определённого объёма полномочий каждому сотруднику. Это становится возможным благодаря обучению по многим специальностям, владению широкими навыками и умениями и пр.
13. Управлять — значит начать с планирования и сравнить план с результатом.
14. Анализ происходящего на предприятии и действие на основе фактов. (Делай выводы, опираясь на достоверные данные.)
15. Устранение основной причины и предотвращение рецидивов. (Не путай причину проблемы с её проявлениями.)
16. Встраивание качества в процесс как можно раньше. (Качество должно встраиваться в процесс. Проверка не создает качества.)
17. Стандартизация. (Нужны методы, позволяющие закрепить достигнутый успех.)

Кайдзен в разработке программного обеспечения

В конце 2000-х годов кайдзен стал набирать популярность в индустрии разработки программного обеспечения. В частности, один из создателей методологии Scrum Джефф Сазерленд рассматривает кайдзен как процесс устранения помех (англ. impediments), силами команды (а не одного скрам-мастера). На ретроспективном совещании идентифицируется наиболее серьёзная помеха, и задача по её устранению вносится в следующий резерв спринта (англ. sprint backlog) наравне с другими историями (англ. user stories), то есть вместе с оценкой трудозатрат и приёмочными тестами.

Кайдзен в психологии

Помимо применения в бизнес-сфере, по мнению психологов, применение принципов кайдзен способствуют развитию и достижению успеха как в профессиональной, так и в личной жизни. Любые перемены страшат людей, радикальные или революционные способы достижения поставленных целей часто неуспешны, потому что усиливают этот страх. Однако маленькие шаги кайдзен смягчают отрицательную реакцию мозга, стимулируя и рациональное, и творческое мышление.

Да, чаще всего люди впадают в эти две крайности – одни не задумываясь, нажимают не на те кнопки, ожидая результата, но, даже не пытаясь разобраться, что вообще происходит в их жизни. А другие всю жизнь изучают эту самую жизнь, так и не начав жить.

Что удерживает от первого шага? Инерция. Наша жизнь с годами становится все более накатанной, такой накатанной, что у многих это уже глубокая колея, из которой с каждым годом выбраться труднее и труднее.

Что еще нас останавливает? Страх, что предстоит сделать так много и сразу.

Один из законов Мерфи гласит: Если ничто другое не помогает, прочтите, наконец, инструкцию.

Японцы придумали очень простую и эффективную технику, которая позволяет очень комфортно покинуть зону комфорта и в то же время двигаться к цели, не останавливаясь, не бросая своих усилий при первых же препятствиях и неудачах.

В 1986 году в Японии вышла в свет книга Масааки Имаи «Кайдзен: Ключ к конкурентному успеху Японии». Очень быстро эта техника получила распространение по всему миру. Ее используют в бизнесе, и самых простых производственных процессах, и в стратегии руководства предприятием. Но нам важно, что технику КАЙДЗЕН можно применять во всех сферах жизни!

Переводится слово «кайдзен» очень просто: «постоянное улучшение». Это два иероглифа:

Известный в Америке тренер успеха Тони Роббинс на основе системы КАЙДЗЕН разработал принцип «CANI» — «constant and never-ending improvement» (постоянное и никогда не прекращающееся улучшение).

Сложно начать что-то делать. Но еще сложнее не бросить, не уйти с половины пути. Сколько раз каждый из нас начинал «новую жизнь»! Практически у всех есть такой опыт.

Кайдзен – это именно такая система, которая помогает двигаться не останавливаясь.

В кайдзен всего два направления:

СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ + ПОДДЕРЖАНИЕ

На чем основана система кайдзен?

Ψ Основные принципы системы:
*Начинать надо с малого. С 5 минут в день.

Всего пять минут, но каждый день! Больше пользы от системы, чем от кратковременного действия и последующего бездействия. Если вы сразу берете высокий темп, его очень трудно удержать. После срыва труднее начинать.

Простой пример из сферы здоровья. С возрастом мы больше чувствуем свое тело. Оно не такое легкое, не такое гибкое, не так подвижно.

Если вы еще не занимаетесь спортом, не ходите в спортзал или бассейн, то начните хотя бы с зарядки. Всего из пяти упражнений. И всего с трех подходов. Если вы вообще никогда ее не делали, даже этого будет достаточно. Делайте три недели. Считается, что 21 день формируется привычка, но на самом деле, для выработки стойкой привычки нужно немного больше времени. За 21 день происходит адаптация к новому.

Просто запишите себе в ежедневник и введите в режим дня зарядку.  И пусть это кажется несерьезным и легким. Вы увидите, что даже 5 минут в день очень трудно соблюдать в течение длительного времени.

*Начинать легче в команде.

Почему? Потому что в команде всегда легче не сорваться, не бросить.Когда приходишь в спортзал, то свой час или два ты отзанимаешься. А если начинаешь дома, то слишком многое отвлекает. Поэтому так много групп по интересам. Вместе рисуют, вместе худеют, вместе путешествуют, развиваются, тренируются, изучают язык.

В команде возникает особая атмосфера, разные люди, объединены одной целью, учатся друг у друга, поддерживают и заряжают. У каждого из нас по отдельности есть тысяча причин сойти с дистанции в середине пути, но в команде люди проходят дальше. Из команды выйти сложнее.

В команде появляется эффект синергии.Это когда «1+1=3». Например, оркестр может исполнить то, что не в состоянии исполнить каждый из музыкантов по отдельности.

*Начинать лучше с лидером, с тренером, с человеком, знающим.

Тренер, учитель всегда заметит, что делаешь не так и «поставит руку». Сама же можешь долго повторять что-то неправильно и очень удивляться, почему нет результата.

Специалисты в разных областях помогают скорректировать лечение, обучение, тренировки.

Кайдзен это одно из звеньев Цикла Деминга (цикл PDCA). Это научный метод, который применяется в управлении в разных областях: производство, торговля, бизнес-процессы и т.д.

Цикл Деминга — это циклически повторяющиеся шаги:

Планируй – делай – проверяй — воздействуй.

Или:

планируй – выполняй план – изучай, думай – улучшай, корректируй
 

Итак. Что делать?

Ψ Возьмите блокнот и запишите по 1 задаче на этот год в каждой из важных для вас сфер жизни. То, что улучшит вашу жизнь. Это удобно делать по звезде Благополучия или по Колесу баланса.

ΨВыберите контрольную точку — через полгода. Запишите, ЧТО должно быть уже сделано к этому моменту.

Ψ Идите от большего к меньшему. Запишите себе задачу на месяц. На день.

Ψ Определите себе тот минимум, который вы будете делать каждый день. Если вы уже привыкли, а это примерно через месяц, то можно ввести еще одно дополнение, улучшение. И пусть вас не пугает медленное движение. Именно медленно мелкими шагами вы уйдете дальше, чем, если сделаете рывок, а затем по «объективным» причинам бросите. Снова начать будет еще сложнее. Надо прописать себе минимум, который делается в любом случае, хоть камни с неба. Можете чуть больше, если есть настроение – пожалуйста, но завтра снова минимум. Поэтому без фанатизма!

Даже если это пока не будет соответствовать вашему желаемому уровню, вашему идеалу, вы начнете делать маленькие шаги к лучшему.

Согласитесь, медленно двигаться — это намного лучше, чем топтаться на одном месте.

Очень важно делать все с удовольствием, без жертвенности и чрезмерных усилий.

Не беритесь сразу за все.

Когда новшества, например контрастный душ или та же зарядка, 30 минутное чтение книг или ведение дневника благодарностей станут такой же потребностью, как чистить зубы. Ваше тело, ваша душа привыкнут и будут просить этого, то можно подключить еще одно дополнение. И снова закреплять его, пока не станет частью вас самих.

Каждый сам знает, что можно сделать, чтобы улучшить свою жизнь. Например, сократить употребление кофе. Решить, что пьете его только утром. Если вы курите, отказаться от самой вредной первой сигареты до завтрака. Заменить сладкое сухофруктами, пить воду. Внедрить планирование дня, ранний подъем, сократить время, проведенное в интернете, разобрать бумаги, завершить мелкие дела. Ввести ежевечерние прогулки или утренние пробежки, записаться в спортзал, в бассейн, начать изучать иностранный язык, пойти в школу рисования для взрослых. Не забывайте о друзьях и близких. Не забывайте о расслаблении и положительных эмоциях.

Ψ Задайте себе следующие вопросы.

- Что я могу сделать сегодня в течение 5 минут, чтобы чувствовать себя лучше?

- Что я могу сделать сегодня, прямо сейчас для улучшения отношений?

- Что я могу сделать сейчас для продвижения в своем деле?

- Какой маленький шаг я могу сделать прямо сейчас, чтобы приблизиться к своей мечте, к своей цели?

- Что я могу делать периодически, например раз в неделю?

Это могут быть очень маленькие задачки из разных областей жизни.

Уже через неделю мы будем чувствовать себя лучше, какие-то дела, которые откладывались в долгий ящик, будут сделаны, тяжесть от морального груза станет меньше. Мы очень много энергии тратим на удержание в голове несделанного, гораздо больше, чем ее требуется на завершение дела. Вспомните, как легко становится, какой подъем энергии и праздник в душе, когда мы говорим: «Я сделал это!». Такие праздники можно устраивать себе регулярно!

Путь в тысячу миль начинается с одного шага

Кайдзен — это не только количественные улучшения, но и качественные. Например, можно увеличить не только количество тренировок, но и повысить их интенсивность и разнообразие. В личной жизни, в отношениях важнее не количество встреч с друзьями или количество времени, проведенное с близкими, с семьей, а их содержание. Можно подумать, что я могу сделать в этом плане. В работе, в творчестве важно не сколько времени мы этим занимаемся, важно с какой скоростью мы продвигаемся. Каждый для себя определяет шаг сам.

Ψ Кайдзен – основной принцип в решении проблем:

• Там, где нет проблем, совершенствование невозможно.
• Хронические проблемы могут научить тебя большему, чем те, что возникают внезапно.
• Важнее устранить отклонения, чем повысить средние показатели.
• Классификация помогает лучшему пониманию.
• Приучи себя определять вопросы, за которые отвечаешь ты лично, в отличие от тех, за которые отвечают другие, и начинай с решения собственных задач.
• Не путай причину проблемы с ее проявлениями.

Что это значит? Это значит, что там, где есть проблема, есть и решение. Проблема – это потенциал для улучшения ситуации.

Ψ Т.е. для начала надо выявить, что мешает чувствовать себя счастливым. И нельзя путать результат с причиной. Нельзя сказать: «нет денег» или «нет счастья в личной жизни». Надо подумать: ЧТО Я для этого сделал? Или ЧТО НЕ сделал? Честно. Самому себе ответить. Принять решение. Выйти на КОНКРЕТНЫЕ действия. Когда ответственность принимается на себя, а не на внешние обстоятельства, тогда задается вопрос КАК исправить ситуацию. Проблемы могут быть очевидные и скрытые. Об этом в одной из следующих статей.
---------------------------------------------------------------------------------------

"Улучшения могут быть небольшими, и каждое из них по отдельности, возможно, будет не так заметно. Но в совокупности они дадут значительный эффект. Ведь именно пошаговые улучшения в совокупности приводят к значительным стратегическим победам". "Согласно философии кайдзен, препятствия для того и существуют, чтобы их преодолевать. Никогда нельзя говорить, что мы ничего не сможем сделать, потому что у нас много проблем! Напротив, нужно радоваться тому, что вы хорошо видите проблемы, которые требуют решения". "Качество – это все, что можно улучшить". Масааки Имаи Японская философия управления кайдзен, системные принципы и особенности применения которой мы рассматривали ранее, может с успехом применяться для повышения личной эффективности. Более того, она по сути своей нацелена на повышение качества и эффективности. То есть, говорим "кайдзен" – подразумеваем "совершенствование", "постоянное изменение к лучшему".  Суть концепции кайдзен стоит распространить на все, чем мы занимаемся: можно совершенствовать и менять все к лучшему: себя, свою жизнь, бизнес, отдых, взаимоотношения, семью, быт, развлечения... Отправная точка системы кайдзен – установление надлежащего отношения и атмосферы, способствующей эффективной работе. Таким образом, если Вы настроены на повышение личной эффективности и готовы для этого действовать, то Вы уже стали на путь кайдзен. Принципы кайдзен для личной эффективности Системные принципы философии управления кайдзен, подробно описанные в предыдущих статьях, успешно переводятся на язык личной эффективности. 1. Постоянные улучшения. Каждый день вносите небольшие улучшения в свою жизнь: свое развитие, бизнес, досуг и т.д. Не нужно это делать сразу по всему фронту – начать с понедельника новую жизнь, изменить все и сразу, откинуть все прежние привычки, "сменить имя, паспорт, узоры ладони".  В то же время, не ждите, не откладывайте, меняйтесь немедленно! Небольшое изменение лучше, чем отложенное на потом бурное развитие. Массаки Имаи: "Система, созданная в результате внедрения инновации, неизбежно деградирует, если не прилагать усилий сначала к ее поддержанию, а затем и к совершенствованию. Эффект от инновации постепенно снижается. Кайдзен же помогает обеспечить неуклонный подъем". Итак, кайдзен предлагает менять жизнь не "одним махом", а постепенно, шаг за шагом, безотлагательно, методично, уделяя внимание по очереди каждому аспекту своей жизни. Постоянное совершенствование – ключ к успеху и процветанию. 2. Стратегия совершенствования, ориентированная на себя. Любые Ваши действия должны вести к более полному удовлетворению от своей жизни и деятельности. При этом не жалуйтесь, что чего-то не хватает, – так будет всегда.  Ресурсы всегда ограничены. Можно творить чудеса, если думать и постоянно совершенствовать все вокруг себя, трудиться интенсивно и эффективно. Вкладывайте не огромные средства, а свое время и творчество. 3. Качество жизни – в первую очередь, а не "сначала прибыль". Мы можем преуспеть в том случае, если мы уже сейчас чувствуем себя удовлетворенными. Иными словами, заменяем принцип "когда у меня будет … (миллион, признание, уважение, семья, собственный корабль и т.д.), то я буду счастливым" принципом: "найди сейчас то, что сделает тебя счастливее, прими это с радостью; почувствуй, что все желаемое у тебя уже есть – и оно появится у тебя". 4. Честность и адекватность. Нужно признать, что у любого человека могу возникать сложности, проблемы и необходимо воспитывать в себе культуру их решения от признания их наличия до поиска путей решений, усовершенствований. То есть, вместо традиционного и неэффективного "кто виноват?", применяем не менее традиционное "что делать?". Находим корень проблемы и ищем способы ее устранения. Ищите, что можно сделать, но не объясняйте, почему нельзя чего-либо выполнить. 5. Решение проблемы должно быть системным. Мы рассматриваем проблему как результат комплекса различных составляющих, проявление действия целой системы. Таким образом, для ее решения необходимо менять не один из элементов, а всю систему. (Пример: чтобы человек бросил курить, мало лишить его сигарет, необходимо устранить все составляющие системы, поддерживающие данную привычку.) 6. Акцент на процесс. Необходимо развивать мышление, ориентированное на улучшение всех жизненных процессов и аспектов, и развитие самоорганизации, поддерживающей стремление к постоянному совершенствованию.  Например, если Вам важно иметь хорошее здоровье, то Вы сами выстраиваете себе мотивацию и воспитываете в себе культуру поддержания и укрепления своего здоровья от утренней зарядки, сбалансированного питания, полноценного отдыха и достаточных нагрузок до разгрузочных дней и т.п. – Вы находитесь в постоянном процессе обеспечения себя всем необходимым для своего крепкого здоровья. При этом если Вам этот процесс не доставляет удовольствия, то цель никогда не будет достигнута. Несовершенные процессы не могут привести к реализации вашей мечты. Стратегические результаты – прямые следствия процессов деятельности, осуществляемых ежедневно.  Кайдзен называет процессы механизмами поставки результатов. Следовательно, на долгосрочные результаты можно существенно влиять, только совершенствуя процессы деятельности. Решение проблем по кайдзен Пять золотых правил кайдзен применимы для решения любых задач, устранения любых проблем, в том числе решения задач личного и личностного характера: 1. Когда возникает проблема – сначала идите в гемба (рабочее место, место проявления). 2. Изучите проблему на месте. 3. Примите временные контрмеры на месте. 4. Найдите первопричину. 5. Стандартизируйте, чтобы предотвратить повторное возникновение проблемы. Итак, кайдзен нам предлагает при возникновении проблемы не поддаваться эмоциям, а: • разбирать возникшую ситуацию; • сразу принимать возможные меры для решения проблемы и устранения негативных последствий; • искать причины, породившие данную проблему; • определять, что необходимо, чтобы впредь данная ситуация не повторилась, что может помочь предупредить ее возникновение, какие шаги нужно предпринять для ее недопущения. Напутствие кайдзен • Обнаружили ошибку? – Устраните ее немедленно. • При решении сложных задач позовите на помощь других людей, команду. Командный дух и нестандартный подход – лучшие помощники в сложных ситуациях. • Научитесь управлять временем и информацией. Это увеличит Вашу эффективность и снизит денежные затраты при реализации целей. • Учитесь видеть возможности для улучшений во всем. • Добивайтесь высшего качества во всем – от собственных мыслей и слов до проявлений и действий. Это поможет обеспечить высокое качество Вашей жизни. • Кайдзен – это непрерывная деятельность. Пусть она станет частью вашей стратегии и общей культуры!